hoergen - Blog

Im Rahmen der dokko Projekte gibt es ein neues freies Projekt. Ein Dokumentenmanagement System namens “Mafudo".

Das System ist Datenbank gestützt, lagert die Dokumente in Verzeichnissen und wird als Webservice in PHP programmiert.

Die Idee entstand, als ich verzweifelt versucht habe meine eingescannten Dokumente halbwegs übersichtlich und sortiert abzulegen, was spätestens dann fehl schlug, als ich nach bestimmten Dokumenten suchen musste. Die Frage ist nicht nur, nach welchem Namensschema man die Verzeichnisstruktur erstellt, sondern auch nach welchem Namensschema man die Dateien benennt.

Die erste Frage war recht schnell beantwortet. Man erstellt einfach eine eindimensionale Kategorien bzw. Verzeichnisstruktur und darunter legt man dann die Dateien ab.

Die zweite Frage wirft dagegen schon massive Probleme auf: Was muss alles in den Dateinamen und in welcher Reihenfolge? Fängt man mit dem Datum an, so wird es schwierig nach dem Dokumententitel zu suchen, wenn man nicht weiÃ?, wann das ungefähr gewesen sein soll, was man da sucht. Nimmt man den Dokumententitel, weiÃ? aber nur die Firma und das Datum, von wann z.B. eine Rechnung war sucht man auch erst mal eine Weile.

SchlieÃ?lich der letzte Punkt, der wieder zu Frage 1 zurückkommt. Man hat leider nur 1 Kategorie zur Verfügung und oftmals überschneiden sich Dokumente thematisch und man hätte gerne die Möglichkeit mehrere Kategorien anzugeben.

Die Lösung hierzu sind “tags". Die aber so in einem Dateieinsystem nicht so einfach zu realisieren sind. Das hat zur Folge, dass eine Datenbank bemüht werden muss, um Suchen jeder Art so einfach wie möglich zu machen.
Wie aber das Namensschema für die Datei definieren? Die Lösung kann so einfach sein:

YYYY_Titel_Firma_tag1_tag2_tag3_tag4.txt

Wenn dann noch eine Benutzer- oder Gruppenzuordnung hinzugefügt werden soll, dann wird der Benutzer oder/und die Gruppe einfach als tag mit gespeichert. Das hat den groÃ?en Vorteil, dass später in der Datenbankverwaltung, die Dokumente verschiedenen Benutzern, oder Gruppen zugeordnet werden können bzw. eine Art Rechteverwaltung unkompliziert zu etablieren, die schon über den Dateinamen z.B. für den Datenimport gesteuert werden kann. Das war keine gute Idee, weil das Konzept ein paar Schwächen hat. Allerdings wird Benutzer und Gruppenrechte ähnlich den Tags konzipiert. Der Checkin Benutzer wird als Standardbenutzer vordefiniert.

Die Verzeichnisstrukturen sind recht einfach nach Datum angelegt. Dabei kann konfiguriert werden, ob man Jahres, Monats oder auch Tagesordner anlegt. Das sollte je nach Menge des Dokumentenaufkommens entschieden werden. Das Verzeichnisschema sieht folgendermaÃ?en aus:

YYYY/
YYYYMM/
YYYYMMDD/

oder

YYYY/
YYYY/MM/
YYYY/MM/DD/