Mails schreiben für Profis

Mails schreiben für Profis

 posted on 18.03.11 von hoergen in Interkommunikation, Menschen, Medien, Wissen

Mails schreiben ist wie essen: Programm gestartet, neue Mail öffnen und rinnjehauen. Könnte man meinen. Leider ist oft das, was beim Empfänger ankommt mehr mit dem verdauten Endprodukt zu vergleichen, als mit der leckeren und ansehnlichen Speise auf dem Teller. Dabei kann es so einfach sein. Was ist also zu beachten, wennn man vom Empfänger

  1. … verstanden werden möchte
  2. … etwas haben will
  3. … möchte, dass er/sie was tut
  4. … möchte, dass er/sie die Mail liest
  5. … oder ihn/sie zu Rate ziehen will?

Anfänger: Betreff mit dem Thema, Rechtschreibung, GroÃ?-/Kleinschreibung und Absätze. Fortgeschrittene: Anrede, Zitieren, Zusammenfassen und Verabschiedung. Das sollte doch leicht sein, oder? Für die Todesmutigen unter euch, die sich jetzt noch trauen weiterzulesen kommen jetzt die richtig knallharten Tipps: Der Mailverkehr Wenn zwei Leute sich in kurzen Abständen kurze Mails schreiben, dann ist das eine recht einfache und unkomplizierte Sache. Sind die Mails aber umfangreicher, vergeht zwischen dem Senden bzw. dem Lesen der Mail Zeit (Tage) und schreiben beide Leute auch noch Mails an jeweils andere Leute, wird die Sache schon wesentlich komplexer. Und genau hier helfen kleine Regeln wieder zu der Unbeschwertheit zurück zu kehren, als würden sich auf dieser Welt nur zwei Leute in kurzen Abständen kurze Mails schreiben. Der Betreff In der Betreffzeile sollte man schon mal das Thema kurz beschreiben, worum es in der Mail geht. Hi, Hallo oder nur irgendwelche wilden Zeichen, weil das Mailprogramm meckert sind einfach arm und sowieso komplett respektlos. Manche Spamfilter könnten sowas auch schonmal dauerhaft rausfiltern. Also schreibt man “Lust auf Kino?", “Frage zur Fotokamera", “Brauche Hilfe beim Umzug", oder “Ihr Produkt der Kranichentsafter” und so weiter. Ein Blick und man weiss worum es in der Mail gehen soll. Im geschäftlichen Bereich gewinnt man extrem schnell an Ansehen und Ruhm, wenn man dem Betrefftext z.B. den Kundenname voranstellt. Ein Sachbearbeiter erhält pro Tag, die eine oder andere Hundertschaft an Mails. Betreffe, die so aufgebaut sind, dass daraus ersichtlich ist: Um wen geht es und um was geht es, werden mit Sicherheit beim Geschäftsführer die nächsten 10 Jahre als Beispiel für auÃ?ergewöhnliche Leistungen genannt werden. Anrede Förmlich bei Geschäftsmails “Sehr geehrter Herr/Frau” oder mittlerweile bei vielen schon “Hallo Frau/Herr". Sehr nette Mails bekam ich vor Jahren von einer Firma, deren Mails mit “Einen wunderschönen Tag Herr/Frau” anfingen. Auch wenn es vielleicht ein Textblock war, aber bei jeder Mail dieser Firma haben wir uns gefreut. Natürlich wäre das schnell ausgelutscht, wenn das jeder machen würde. Schön ist, wenn man sich gerade bei Freunden immer mal wieder was Neues einfallen lässt. So erheitert den einen oder die andere ein “Salute", “Ahoi", “Salve", “Schubidu” oder “Grüzi Wohl” usw. Denkt einfach nach, worüber man bei euch ein Lächeln aufs Gesicht zaubern könnte. Text verfassen Rechtschreibung, GroÃ?-/Kleinschreibung und Absätze. Und wir können es nicht genug betonen: Absätze. Nichts ist leichter zu lesen, als Texte, die durch Absatze gegliedert werden. Ebenso ist ein Text der nur in Kleinbuchstaben geschrieben ist nur mit Mühe zu lesen. Ein Text nur in GroÃ?buchstaben ist ein Affront, denn im Internet bedeutet ausschliesslich groÃ? schreiben = SCHREIEN. Antworten verfassenJetzt kommt die Kür. Denn hier gibt es verschiedene Meinungen: Das Zitieren Es gibt zwei grundsätzliche Unterschiede beim Zitieren:

  1. Man schreibt die Antwort und hängt unten die ursprünglichen Mails an (das wird meist sowieso von den Mailprogrammen automatisch gemacht)
  2. Man zitiert die Mail z.B. durch das Zeichen > an jedem Zeilenanfang und schreibt seine Antwort jeweils durch eine Leerzeile getrennt darunter.

Im geschäftlichen Umfeld wird meist die erste Variante benutzt. Wohl mit dem Hintergrund, dass ein Verlauf gut nachvollziehbar ist und die original Mails noch enthalten sind. Zur Vereinfachung werden dann aus den original Mails oft noch relevante Teile als Zitat eingefügt, um dem Verfassen längerer Romane vorzubeugen. Im privaten Umfeld wird die erste, als auch die zweite Variante benutzt. Wobei bei der zweiten Variante, Teile des Textes entfernt werden können, die zum Verständnis nicht wichtig sind: In der Kürze liegt die Würze, denn Zeit ist Geld (Phrasenschwein). Zusammenfassen Ein sehr guter Stil ist es, wenn man in seiner Antwort die vorangegangen relevanten Teile zusammenfasst, so dass jemand, der unter Umständen eine Mail bestehend aus einem Wust von 50 Mails mit Anhängen bekommt, eine Chance hat diese in kurzer Zeit zu verstehen. Das machen aber wirklich nur die richtigen Profis mit Auszeichnung. Verabschiedung Die Verabschiedung darf natürlich nicht fehlen, so kann man beim geschäftlichen “Mit freundlichen GrüÃ?en” oder privaten “Gruss", “Cheers", Bis bald” usw den Empfänger glücklich machen, oder sogar mit einem bedrohlichen “Hochachtungsvoll” oder “Komm du mir nur nach Hause” unsicher machen. Wenn ihr all das beherzigt, dann gehört ihr wirklich zur Elite der Kommunikation und dem hoergen Kontinuum kann euch nur herzlichst gratulieren.

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